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WordBench東京 「Webサイト制作プロジェクトマネジメント入門」イベントレポート

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いきを
WordBench東京

ども、時短で働くWebディレクターのいきをです。
2017年4月16日(日)に当社で開催された
WordBench東京 4月勉強会「Webサイト制作プロジェクトマネジメント入門」
に参加しました!

初心者にもわかるWebサイト制作プロジェクトマネジメント

大串肇(メガネ)さんによる初心者にもわかるWebサイト制作プロジェクトマネジメント

資料はすごく細かい項目まで記載されているので、ディレクション時のチェックリストやフロー表としてカスタマイズして活用したいですね。
大串さんのノウハウが詰まった濃い内容のプレゼンでディレクターとしてはとても勉強になりました。

プロジェクトとは?

  • 有期性
    期間が決められていること
  • 独自性
    初めての仕事であり、通常の業務に収まらないこと
    未知の問題や課題が発生しそうなこと

Webサイト制作のプロジェクトマネジメントとは?

Webサイトの目的を達成することがゴール
クライアントの要望を表現する、目的を達成すること
究極Webがつくられなくても、クライアントの目的がチラシで対応できるようであれば、提案を変更するケースもある

成功の秘訣

  • 明確な目的設定をする
  • オープンにプロジェクトを仕切る
  • 常にアップデートする

プロジェクトの課題(プロジェクトあるある)

ディレクターからするとあるあるすぎて、プレゼンを聞いている方々も頷きまくっていました。これらをなくす方向にするのがプロジェクトマネジメント。

対クライアント

  • 言った言わない問題
    例:スマホ対応やるといった
  • そうだと思っていた問題
    例:Android端末の対応をしてくれると思っていた
  • やっていることが見えない問題
    例:できあがったあとで要望が増える、すぐできると思われている
  • 進捗確認を誰もしないでそのまま時間が過ぎてしまう問題
  • 技術的にできない問題

対制作者

  • リソースがない
  • コミュニケーションがとれない
    納期がどんどんずれる
    クライントに対して否定的な意見が入る
  • 助け合わない(´;ω;`)

プロジェクトを成功させるための9つの方法と2つのアクション

『Webプロジェクトマネジメント標準 ーーPMBOK®でワンランク上のWebディレクションを目指す』に記載されているPMBOK(プロジェクトマネジメント知識体系ガイド)の9つの項目に大串さんオリジナルの2つのアクションを加えた内容を教えていただきました。プロジェクトの最初にまず9つのことを決めるのが大事!

1.責任を取る人を決める

プロジェクトマネジャー=責任を取る人
プロジェクトマネージャー以外のメンバーは対等。
制作サイドの責任にはならない体制が必要

2.対応の範疇を決める(プロジェクト スコープ マネージメント)

何をやらないかを決めるのが重要
やらないことを明文化しておく

3.スケジュール

納品日から逆算して考え、決める
クライアントに説明する場合にも後ろから説明すると納得してもらえるケースが多い

4.予算

工数が増えた場合に予算を増やせるか、増やせないのか、事前に確認をしておく
いつ支払われるかも重要(特にフリーランスの場合)

5.テストの有無

誰が、どの端末で、どんなテストをするか
テスト仕様書の有無など

言葉だけだとテストの定義にクライアントと齟齬がでるため、事前に具体的なテスト内容を確認する

6.誰が関わり、対応するのか(プロジェクト人的資源マネジメント)

意見をひっくり返しそうな人を事前に確認

7.連絡をどうやって取り合うか

定期的な打ち合わせをするか
ツールは何を使うのか

8.間に合わなかった場合にどうするかを決める

プロジェクトはうまくいくかどうかわからない!
先にうまく行かなかった場合のことを決める
納品の1週間前にいうと言い訳となり怒られるが、プロジェクト開始時に話をするとプロとして信頼してもらえる

9.サーバーやドメインの資材の調達はどうするか?

先方のサーバーのPHPのバージョンなどの確認や、管理者がいない、メールサーバーもあるから引越しできないとか
画像の購入をどうするか、その著作権は誰にいくか

 

以上の内容をキックオフ時に全員で共有し、共通の認識をもってプロジェクトを始めることが重要!

大串さんの+ 1 すべて形にして共有する

情報にはプロジェクトメンバー全員がアクセスでき、共有できる状態にしないといけない
クライアントと制作メンバー、同じツールで共有する

  • 同じツール上にクライアントと制作メンバーがいることで、コミュニケーションが円滑になる
  • バックログであればgitと連携しているので、クライアントも自分が依頼した内容がどれほどの工数かをアップしたファイル数をみて理解してくれやすくなる

大串さんの+1  ウルトラロケットスタート

プロジェクトは遅れるものという前提で考え、2ヶ月の納期なら1ヶ月でつくって直せる時間をもつ
制作サイドの納期を早めに切り、あくまで希望納期としてクライアントには伝える

クライアントとのコミュニケーション

プロジェクトの目的を決める

  • 古くなっているからデザイン変えたい
  • つぎはぎで作ってきているから整理したい
  • レスポンシブにしたい

上記のような曖昧な要望が多い。
いまのサイトをリニューアルするのが2,3回目のクライアントの場合、Webが劇的に変化するという希望をもっていない。
クライアントに明確な目的を持ってもらい、その目的に向かってプロジェクトをすすめる。
例:ブランディングの向上、売上げアップ、求人の獲得

クライアントへのヒアリング

  • クライアントは「この人Webわかってないなー」と思われるのが嫌。クライアントの話は「そうですよねー」といったん全部きき、そのあと提案を行う
  • 小規模案件をスマートに終わらせたい場合、こちらから積極的に提案をして誘導してあげたほうがユーザーも安心&決めやすい
    例:2カラムと1カラムどっちにします?ではなく、こういう理由で1カラムのほうがいいと思うので、それですすめますね。
  • 予算感
    予算を先に言ったら負け感問題
    クライアント (-д-;)。oO(予算50万っていったら、値切りづらい、過剰請求されるかも。。。)
    制作者 (・ε・`)。oO(20万円っていったら予算50万くらいあるときに損した気分になる)
    お金の話が正直にできないと仕事がしにくくなるため、正直ベースで話すのがよい

打ち合わせのときはその場で議事録とる

ディレクターは打ち合わせで時間をとられると案件が止まる。
会社に戻って他の案件の処理をしていると、議事録の提出が後回しになるケースが多く、クライアントを待たせることになる。
待たせるとクライアントの議事録の期待値があがる悪循環。
議事録はその場で共有し、ミーティングの最後にまとめとして確認するのがいい

トラブルへの対応

  • スケジュールが遅延した場合
    なぜ遅れているかをまず伝える
    連絡をとらないのが一番NG
  • 追加の作業が増えた
    事前に追加の作業の見積もりを提示しておくと話がスムーズ
    プロジェクトは想定外のことが起こり得るため、事前準備が大切
  • 顔を見るだけで怒ってくる
    可能なら担当者を変更

プレゼン内容は以上ですが、その後の質問タイムで参加者たちが抱える切実なお悩みに大串さんが回答されていました!

質問タイム

A 付き合いのある人じゃないと相手の予算感がわからない。お客もWebが初めてで、予算感わからない場合はどうしたらいい?

会社の平均値をだしてあげるのがいい。いくらまでなら出せるか聞くのも手。それでできることできないことの話に繋げる。最初にぶっちゃけて関係を構築するのがいい。

A ウルトラロケットスタートで予定の半分の期間でつくるのはお客さんにも共有する?間に合わなかった時に、「まだ終わってないじゃないか!」と怒られたりしない?

あくまでスケジュールは制作サイドの希望で、クライアントの提示した期限には間に合わせる。プロジェクトは遅れるものという前提で組むスケジュールであり、バックログにクライアントも参加してもらっているので、遅れた場合の進捗も理解してもらいやすい。腕時計を進めておくのに近い。
また制作サイドとしては、短く終わって早く入金してもらえたほうが儲かる。

A スマホサイトの制作依頼で、クライアントがPCを持っていないため、プロジェクト管理ツールなどをどうすればいいかわからない

課題を管理するツールと普段のコミュニケーションをするツールの2つあればOK。
コミュニケーションツールで電話はNG。アプリであれば、エビデンスとして残る&エンジニア、デザイナーにクライアントとのやり取りを共有できる。クライアントが普段から使うツールにしてあげるのがいい、例えばLINEとか。
課題管理ツールはアプリがあるものを利用する。チャットワークであればチャット内容をタスクにできるため、オススメ。ガントチャートのようなスケジューリング機能はスマホでは閲覧できないケースもあるので、その場合はPCでキャプチャを取って送ってあげるのがいいのではないか。

以上となります。

その悩み、わかるー!と共感できるのが多く、それに対しての大串さんの回答も豊富な経験からだされているものなので、とても勉強になりました。
最後のクライアントがPCをもっていないケースは時代の流れを感じましたね(*´∀`*)
今後はそういったクライアントも増えていくんでしょうねー。。。

次回のWordBenchは5月13日(土) REST APIの回だそうです。楽しみですね!

この記事を書いた人

いきを

時短で働くWebディレクター。 好きな食べ物は米。

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