ノウハウ
[初心者向け]

イベント開催経験ゼロから学んだ、運営方法の基本をご紹介

ノウハウ
たなはる

最近、スケジュール手帳を購入しました。自分の予定を文章化すると、行動パターンが明確に可視化できて良いですよね。

ちなみに、わたしの行動パターンは「セミナー・イベントに参加」もしくは「美味しい居酒屋開拓(参加者:自分)」の2択でした。

「他人がどう思おうが、楽しければ問題ない」が口癖。エクスクラウド広報 たなはるです。

さて、最近いろんなイベントに参加して楽しんだとき、イベント内容の面白さの他に、運営進行の上手さを垣間見て、ふと自分たちが開催したイベントを思い出すことがあります。

「初めて開催したときこんな大変なことあったなー」とか、「実際開催してみてこういうこと学んだなー」とか。

ということで、今回の記事では、過去の学びを再確認することも含めて、

エクスクラウドがイベント開催を何度か行なって得た「イベントの基本的な運営方法」をご紹介します。

 

最初に、お伝えします

今回の記事で紹介しますイベント運営方法とは、
「こういうイベントを開催すると集客数は圧倒的に伸びる!」とか
「KPI(目標数値的なもの)はこう設定したら良い!」というイベントに関するマーケティング ノウハウ的な記事ではございません。

では、どんな内容かといいますと、
「イベント開催したいが、当日どうやって運営したら良いの?」や
「そもそも運営するのに準備したら良いものは?」という方に向けて

「とりあえずエクスクラウドは最低限にこれを決めて、当日このように運営してるよ~」といった、運営・進行そのものに関した ゆるい内容です。

主体となってセミナー・イベント開催を行ったことがなかったエクスクラウドが何度かイベントを行い、ときに悔やみ、ときに喜び、そうして学んだ
「イベント開催に関して、これは基本心がけてる」という運営方法を、大きく【事前準備】【当日進行】という2つの項目にわけてご紹介します。

 

例えばこんなイベントを行うとして

  • セッションがメイン(登壇者は自社メンバーと他社の方)
  • 自社オフィスで開催
  • 来場される方は50名程
  • 運営は自社メンバー

近い例としては下記▼のようなイベントです。

 

事前準備

・運営責任者を決めましょう

イベント中は想定外の出来事が起こるケースがあります。

その度、メンバー同士で相談していたら時間がおしてしまい、最悪イベントが一旦ストップということもありえます。

当日の進行をスムーズに行うためにも、相談先の窓口や権限者を事前に決定しましょう。

 

・運営スタッフの役割分担を決めましょう

誰が何をやるかを決定しないと当日の進行は混乱します。

最低でも、司会・タイムキーパー・受付・設備係・会場案内係は担当わけしましょう。

あとは、当日の行うことで役割が増えます。カメラを使うのであれば機材係。SNSを使って当日の様子を配信するのであればSNS係、等。

人員が確保できるならば、1つ1つの役割はキチンとわけましょう。

 

・当日必要なモノのリストアップを行いましょう

「とりあえずこれを使おう」という気持ちで当日を迎えると、準備に時間がかかったり、当日になって「これがあったらなぁ・・・!」なんて後悔してしまいます。

イベントの内容や、会場を見た上で、必要そうなものを考えて、必要そうなものを洗いざらい出しましょう。

実際、会場を見渡して当日のイベントをシミュレーションしてみるのも良いでしょう。

ちなみに、エクスクラウドが今までのイベントで当日使用したもので多かったものがこちらです。

  • マイク
  • モニター
  • 配布するリーフレット・アンケート
  • 司会者の台本
  • 会場案内表・無線Wi-Fiのパスワードの案内の張り紙

 

・当日登壇される社外の方々に情報共有はしっかり行いましょう

当たり前にある自社のルールや機材が必ずしも、他社にも通じるとは限りません。

例えば、通常自社でノートPCからモニターに繋げているアダプターが、もしかしたら他社の方のノートPCとタイプとは異なるかもしれません。そうすると当日になって希望のアダプターがなくて慌てる・・・なんてことも。

最低限、下記の情報について事前に連絡を取り合うと良いかもしれません。

  • プロジェクターの縦横比
  • アダプターのタイプ
  • 登壇中に音楽を流すか

イベント開催時、自社に何があるか、他社の方は必要なものはないか事前に共有しましょう。

 

・リストアップしたら用意しましょう

前日までに、確認込みで全て用意できると良いでしょう。

当日、最終確認を行えたら最高です。

 

・運営スタッフに情報共有はしっかりしましょう

しっかり事前に共有しましょう。

最低限、下記項目は共有しましょう。

  • どのようなイベント内容か
  • 役割分担は誰か
  • 当日各々、何を行うか
  • 目的は何か

1枚のペライチの紙を用意して運営者全員に配布しておくと良いかもしれません。

 

・リハーサルはしっかり行いましょう

機材がしっかり動くか、登壇者全員のスライドがモニターに反映されるか、マイクの音声は良いか確認し、本番をスムーズに進行させるためにも事前のリハーサルは行いましょう。

また、リハーサルを行うと改めて必要なモノが出てくることもあるので、必要なモノを出し切るという意味でもオススメします。

 

当日進行

・タイムスケジュールや時間管理は守りましょう

ひとつひとつのタイムスケジュールが乱れると結果的に大きな遅れとなることがあります。

タイムキーパーの指示のもとなるべく時間内にひとつひとつの項目を済ませましょう。

遅れることを予測して当日のイベントのタイムスケジュールに「調整枠」を入れて時間調整の予定を入れるのも良いかもしれません。

・タイムスケジュールやセッション内容に変更点があるなら開始前に伝えましょう

急に変更されると参加者の方は戸惑います。事前に変更情報を伝えましょう。

 

・途中参加された人には必ず案内をしましょう

途中参加された方は、会場についてすぐ、どこの席に座るべきかわからず迷われる場合があります。

会場案内係は、途中参加された方を見つけたら、すかさずお声がけして空いてる席を、必要あらば今のプログラム状況を案内して差し上げましょう。

 

・参加者の様子をちゃんと見ましょう

寒そうにしてる方が多かったら、温度調節を。

アンケート用紙を書く際、カバンの中を探されていたらすかさずペンを。

快適に過ごせる場をつくり上げましょう。

 

最後に、お伝えします

開催の際、最も大切だと思うことが、

参加された方とコミュニケーションを取りながら、頂いた反応をまとめて次に活かすということ。

当たり前のことなのですが、運営・進行を行うと初めの方は、自身の動きを意識するあまり、せっかく参加してくださった方々とあまりお話できなかった・・・なんてことがあります。

参加された方とコミュニケーションを取る方法として、SNSを使い、ハッシュタグを事前に用意することをオススメします。

使う状況として、例えば、Twitter上で質問を募集して、その内容を元にお話ししたり、

 

来場された方がイベントで学んだことをハッシュタグをつけてTwitterで呟くと

ハッシュタグを頼りに情報共有につながり、多くの方がコミュニケーションを取りやすくなります。

また、イベントが終了した後の振り返りを行うこともオススメします。

反省点、良かった点、何より参加された方の声、は当日運営スタッフ全員に共有して次に活かしましょう。

イベント開催にあたり、参加された方が楽しんで、価値のある場として感じていただくことを考えて開催すると企画や運営方法は見えやすくなります。

 

上記でつらつら記しましたが、こちらはエクスクラウドが学んだ内容でして、これらが大正解というわけではございません。

イベントの数だけルールやマナーがあるといっても過言ではないでしょう。(実際まだまだ学ぶことがたくさんあり、誠心誠意勉強中です・・・!)

 

少しでも参考にしていただけたら幸いです。

 

久々に真面目な内容で失礼しました。

それでは画面越しの皆さま。

またお会いできる日まで♪ドロン

この記事を書いた人

たなはる

たなはる です。 CloudGarage・エクスクラウド広報担当。趣味は落語鑑賞。 ハナシは落としても、サーバーは落としません。

この記事のタグ

オススメの記事

イベント参加におすすめ!

テコラスパートナープログラム

テコラスパートナープログラムにご登録いただくと、NHN テコラスが運営、協賛するIT勉強会・セミナーへ優先的にご案内をします。さらにエクスクラウドのサービスをパートナー専用の特別価格でご利用いただくことも可能!年会費やノルマなどは一切ありませんので、お気軽にご登録ください。

ページトップへ